Bir kuruluş veya kuruluşta İK kayıt yönetimi – personel ve iş akışının kayıtlarını tutmak

Genel tanım, İK yönetiminin personel için evrak işleme süreci olduğunu söylüyor. Bu konu hem bireysel girişimciler hem de tüzel kişiler için geçerlidir. Evrakların katı yasal standartları vardır ve açıklanan kurallar tüm yöneticiler, işletmelerin insan kaynakları departmanları tarafından dikkate alınmalıdır. İK yönetimi yardımıyla, personel yönetimi sürecini optimize etmek, her ekibin çalışmalarını düzenlemek ve raporlama prosedürünü basitleştirmek mümkün olacaktır..

İK yönetimi nedir

İK yönetiminin temelleri, kağıt hazırlama sürecinin tamamını, bunların tamamlanmasını, şirkette çalışan personel hakkında rapor vermeyi içerir. Yayınlanan her birinin, çalışanın başvurusu temelinde oluşturulanlar da dahil olmak üzere yasal gücü vardır. Personel üretimi genellikle işlevleri bu personelin çalıştığı personel üretimi ile ilgilidir:

• maaş bordrosu;
• tatillerin kaydı, hastalık izni;
• sertifikaların hazırlanması.

Amaçlar ve hedefler

Bu personel departmanının amaçları ve hedefleri:

Yasal düzenleme

Personel çalışması, bölgesel veya eyalet düzeyinde bir dizi düzenleyici yasa, emir ve bir dizi kuralla düzenlenir. Düzenleyici çerçevede belirtilen şartlara uyulmaması bir ihlaldir. Personel üretimi için ana düzenleyici eylemler:

• çalışma kitapları ile ilgili devlet düzenlemesi (2003);
• 2009’dan itibaren büro yönetimi ve doküman yönetimi kuralları;
• çalışanlar için federal evrak el kitabı;
• bakanlıkların emriyle onaylanan genel şartlar.

İşletmenin yasal çerçevesi

Her bir işletmede, tüm personelin çalışmalarını düzenleyen bir dizi belge kullanılır. Belgelerin hareketi ve hazırlanması, yukarıda belirtilen talimatlara, düzenleyici çerçeveye göre gerçekleştirilir. İşletmenin yasal çerçevesi, işletmenin iç siparişleri tarafından düzenlenen beş temel kategoriye ayrılmıştır:

• şirket tüzüğü;
• çalışma programı;
• kişisel verilerin korunması için standartlar;
• iş güvenliği (federal arşiv kararnamesi ile düzenlenmiştir);
• personel çalışma programı (ve personel belgeleri).

Organizasyonda İK doküman yönetimi

İşletmelerdeki birleşik menkul kıymetler muhasebe sistemleri, iç düzenlemeler, personel ve ücret düzenlemeleri olmak üzere üç ana kategoriye ayrılır. İlk kategori, tatil programında menkul kıymetlerin cirosunu içerir ve çalışma takvimi ile ilgili belgeleri doldurur. İkinci paragraf daha küreseldir ve sözleşme ve kağıt muhasebe politikalarının hazırlanmasına ilişkin bir hüküm içermektedir. İşgücünün ücretlendirilmesine ilişkin düzenleme, işten çıkarılma üzerine ücret, ikramiye, hastalık izni, izin ve kıdem tazminatı ödemeleri ile ilgili tüm konuları düzenler..

T-3 şeklinde personel alımı

T-3 biçimindeki personel, işletme veya şirketteki personelin tüm yapısını tanımlayan tek bir kağıt türüdür. Sütunlar, tam adı, çalışanın konumu, listelendiği birim hakkındaki verileri içerir. Normatif ve yasama normlarına göre, bir uzmanın resmi maaşı orada reçete edilir. Kayıt işlemindeki her türlü değişiklik T3 formuna göre bu personel tablosundaki muhasebe departmanı tarafından reçete edilmelidir. Doldurma talimatları her zaman her sütun için öneriler içerir. Toplamda belge 5 bilgi noktası içeriyor.

Çalışma programı

Çalışma takvimi, bir uzmanın günlük rutinini onaylayan bir belgedir. İş akışı, kafanın programı tarafından yönetilir. Mevcut mevzuata göre öğle yemeği ve molalar, raporlama hakkında bir inceleme yapılması gereği ile ilgili maddeleri içermektedir. Bazı şirketlerde, katip her hafta veya ayda bir rapor gerektirir (belge, doğrulamadan sonra çalışanın ve işletme yöneticisinin imzaları tarafından onaylanmalıdır). Gelecek çalışma dönemi için plan, program çizelgesi oluşturulmuştur. Çalışanların zaman takibi.

İş sözleşmesi

İş sözleşmesi, gelecekteki bir çalışan ile işveren arasında hazırlanan medeni bir belgedir. Bu tür belge için tipik formlar varsayılmaz ve anlaşma nitelikleri (pozisyonlar) ve çalışma süresini gösteren serbest bir formda doldurulur. Gerekli sonuç da orada yazılır. Yasal standartlara göre, bu tür bir belge, yapısını değil, çalışmanın nihai sonucunu öngördüğü için bir sözleşme belgesine çok benzer. Çalışanların işten çıkarılması için, sadece sözleşmenin sona ermesinden önce kesinleşmek gerekir.

Personel Siparişleri

Görevdeki çalışanların eski durumuna döndürülmesi, uzmanların işe alınması personel emirlerine göre yapılır. Bu tür bir belge, departmanlardaki uzmanların pozisyonu ve diğer hareketleri için personel atanmasını öngörür. Talimatların ve siparişlerin geliştirilmesine personel departmanı çalışanları ve kıdemli personel katılır. Yerel kararlar şirket yöneticileri / yöneticileri tarafından verilir. Emirlerin tek bir formu vardır, düzenleyici çerçeve tarafından belirlenir. Kağıdın raf ömrüne göre muhasebe departmanında veya personel bölümünde beş yıla kadar veya daha fazla olmalıdır (sipariş türüne bağlı olarak).

İş tanımları

İş tanımları – bu, tarafların (çalışan ve işveren) sorumluluğunu belirleyen ve aynı zamanda belirli bir uzmanın kendi pozisyonunda görev ve görevleri hakkında bilgi içeren bir belgedir. Kuruluşun mührü ve sorumlu kişinin imzası ile onaylanırlar. Bu belge üç kopya gerektiriyor. Biri personel bölümünde, diğeri icrada, üçüncüsü ise belirli bir departmanın müdüründe veya yöneticisinde kalır. Bu siparişin amacı, işletmedeki personel yönetimi süreçlerini optimize etmektir.

Personel hizmetinde ofis işleri nasıl organize edilir

Personel kayıtları yönetiminin doğru bir şekilde yürütülmesi yüksek bir sorumluluk düzeyi anlamına gelir. Personel departmanı çalışanları, imzalama tarihlerinin gerçek olanlara uygun olmasını sağlamalıdır. Çalışma kitaplarının bakımını, diğer personel belgelerini dış kaynak şirketlerine emanet edebilirsiniz. İK görevlilerinin sorumlulukları:

• bir iş programı, tatillerle ilgili muhasebe belgelerini oluşturmak;
• işgücü koruması için belgeler hazırlamak (devlet kurumları tarafından istenmektedir);
• emir hazırlama ve yazma;
• bordro ve prim ödemelerini kontrol etme.

İnsan Kaynakları

Personel hizmeti, tüm muhasebe ve izin işlemleri sadece insan kaynakları departmanından işe alınan personel tarafından gerçekleştirildiğinde gerçekleştirilir. Bu evrak türü, 20-30 kişilik personeli olan işletmeler ve şirketler için geçerlidir. Devlet standartları tüm emirlerin ve diğer gerekliliklerin biçimine sıkı sıkıya bağlı kalmayı gerektirir, aksi takdirde tüzel kişi para cezası alabilir. Bir tüzel kişiliğe en fazla 30 kişinin kayıtlı olduğu hizmet sektöründe, dış kaynak şirketlerinin hizmetlerini kullanmak daha kârlıdır..

İK dış kaynak şirket uzmanlarını çekmek

Bir dış kaynak şirketinden personel çalışması için uzmanlar çekmek paradan tasarruf edecek ve toplam personel sayısını azaltacaktır. Bağımsız uzmanlar, siparişlerin, programların hazırlanması ile ilgili gerekli tüm çalışmayı yaparlar. Özel bir dergi tutarlar ve şirketteki her uzmanın çalışmasını düzenlerler. Personel yönetiminin dış kaynak kullanımı, tüzel kişinin kendi personel departmanına sahip olmaması ve bu görevi ılımlı bir ücret karşılığında ayrı bir ekibe emanet etmesi ile işaretlenir..

Personel adım adım sıfırdan muhasebe

Personel departmanına ait belgelerin kayıtlarını tutmak için ofis ekipmanı ve ofis gereklidir. Güçlü bir kasaya sahip olmak önemlidir. Sipariş, doküman yönetim sisteminin başkanını atamalıdır. Bundan sonra iç eylemler oluşur. Şirketteki her çalışan için, çalışma kitabının saklanacağı ayrı bir klasörün olması gerekir. Personel evrakları, bu belgelerin uzmanlık pozisyonu boyunca korunmasını gerektirir. Bölümün faaliyetleri boyunca bilgiler kitaplara girilir, siparişler düzenlenir.

İK gereklilikleri

İK yönetimi, belirli teorik, pratik beceriler gerektiren nispeten karmaşık bir süreçtir. Bu pozisyon için düzenleyici çerçeve, bir uzmanın bu pozisyonu işgal edebileceği koşulların bir listesini içerir. Personel kayıtları yönetimi olarak eğitim kurumları ayrı bir profili ayırt etmez. İnsan kaynakları departmanındaki faaliyetler için uygun yöneticiler, yöneticiler vardır. Bu nedenle işverenlere, bilgilerin korunması veya doküman yönetimi için yasal eğitime sahip kişiler atanır.

Personel memurunun hak ve yükümlülükleri

Bu görevlilerin ilk yükümlülüğü yasal çerçeveyi bilmek, belirlenmiş muhasebe kurallarına uymaktır. Yukarıda belirtilen maddeler, personel kayıtları yönetimi yapılırken uyulması gereken federal yasalardı. Personel memuru, çalışanlardan bilgi alma, kişisel klasörleri görüntüleme, muhasebe defterine (maaş) bakınız. Bu alandaki uzmanların yetkileri, imzaların imzalanmasını, personel performansını artırmak için işverenlerle birlikte çalışmayı içerir.

İK yönetimi

Günümüzde personel kayıtları yönetimi hem yazılı hem de dijital formatta yürütülmektedir. Belgeler kişisel olarak yetkili çalışanlar tarafından imzalanır. Belgelerin korunması için, tüm şablonları ve formları birleştiren durum standartları kullanılır. GOST R 6.30-2003 ve GOST R 7.0.8-2013 normlarını dikkate almak gerekir. Önemli kağıtlar özel klasörlerde veya metal kasalarda saklanır. Şirketin kapsamına ve ölçeğine bağlı olarak, uzmanların raporlama sıklığı için farklı gereksinimlere uyması gerekir.

Personelin aranması ve kaydı

Başlangıçta, çalışanları kaydetmeden önce, katı kriterleri karşılayacak uzman personel bulmanız gerekir (bunlar işin özellikleriyle ilgili olmalıdır). Bunu yapmak için gazetelerde, medyada ve sitelerde uzmanlaşmış bürolar, ajanslar, iş arama siteleri, işgücü değişimi veya özel reklamlar kullanın. Bundan sonra zorunlu personel belgeleri hazırlanır, icra yapılır, iş sözleşmesi veya sözleşme imzalanır..

İşe alma aşamaları

İnsanları bir pozisyona kaydetme prosedürleri, özel bir dergiye iş arayan hakkında veri girmeyle başlar. Zaman çizelgesi, deneyim, iş deneyimi, önceden tutulan pozisyonlar hakkındaki bilgileri kaydeder. Onay üzerine, bir kişiyi belirli bir göreve atama emri verilir. Son aşama, kişisel bir klasörün oluşturulması, şirkette işin derlenmesi, departman. Sözleşme, görevler, maaştaki maaş hakkında bilgi verir..

Kişisel kartlar ve çalışanın kişisel dosyasının oluşturulması

Personel belgesi türleri, bir çalışanın kişisel kartını içerir. Medeni durum, tam isim, fotoğraf da orada yapıştırılmış ve doğum tarihi ile ilgili tüm bilgileri içerir. Bütün bunlar, şirket personelinin her bir üyesi hakkında bir veri paketi oluşturmak için işverenler tarafından yapılır. Yasaya göre, bu veriler üçüncü taraflara aktarılamaz. Kişisel dosyalar yürütmek için klasörler, dolaplar ve hatta metal kasalar kullanılır (şirketin ofisinin donanım düzeyine bağlı olarak).

İK Dergileri

Kağıt baskılı ürünler raporlamayı sistematikleştirmeye, iş akışını basitleştirmeye yardımcı olur. Evrak günlükleri biçimindeki belgeler aşağıdaki türleri içerir:

• şirkete veya işletmeye gönderilen belgelerin, belgelerin kontrolü hakkında;
• zamanın kontrolü, iş gezileri süreleri;
• herhangi bir notu, ifadeyi kontrol etmek;
• işçi kayıtları.

Çalışma kitaplarının tutulması

Personel kayıt tutma uzmanları çalışma kitabının kayıtlarını tutmakla yükümlüdür. İşletmedeki kişi resmi olarak kayıtlıysa, tüm kayıtlar saklanır. Bir çalışan işten çıkarıldıktan sonra bir çalışma kitabı alır. Bu belge pozisyon, ödüllerle ilgili tüm değişiklikleri kaydeder. İK yönetiminde sıfırdan eğitim, çalışma kitaplarının kaydının doğruluğu hakkında zorunlu noktaları içerir. Herhangi bir hata personel tarafından düzeltilir. Eğer bulunurlarsa, uzmanlar idari ihlalle suçlanabilir.

Belgelerin sistemleştirilmesi ve saklanması

Belgelerin denetlenmesi ve saklanması için ayrı yasal normlar oluşturulmuştur. Federal Arşivleme Kanunu’nun 17. maddesinden bahsetmek önemlidir. Bu süre zarfında arşiv belgelerinin korunmasına özen göstermeleri için şirketlerin ve işletmelerin yönetimine duyulan ihtiyacı açıklar. Depolama süresi kanunla belirlenir ve devlet standartlarına uygundur. Kağıt dokümantasyon, metal refrakter kasalar, dolaplar bütünlüğünü sağlamak için kullanılır.

Gerekirse, belgelerden elde edilen veriler Rusya Federasyonu Devlet İstatistik Komitesine iletilir. Otomasyon, kağıt dolaşımının sayısallaştırılması, devletin çalışmalarını yönetme sürecini optimize etmede birincil yönlerden biridir. Bugün, raporların çoğu kağıt şeklinde değil. Bu, kurumsal yöneticilerin, yöneticilerin arşivi bir, üç, beş veya daha fazla yıl boyunca koruma görevlerini ortadan kaldırmaz..

Elektronik personel kayıtları

Elektronik personel kayıtlarını kullanırken, kişisel verilerin korunması ile ilgili yasa gereği, belge güvenlik koşullarına uymak ve arşive erişimi azaltmak önemlidir. Elektronik kayıt tutmanın çeşitli avantajları vardır:

1. belgelere hızlı erişim;
2. dosyaların şifre koruması;
3. kağıt tasarrufu için kasa satın almaya gerek yoktur;
4. ofis binasında yerden tasarruf – bir sabit diskte 10 bin veya daha fazla belge saklanabilir;
5. zaman tasarrufu – işaret, herhangi bir belgeyi bilgisayarınızdaki sabit sürücü arşivinde 1-2 dakika içinde bulabilirsiniz.